1. Online-Meetings mit Microsoft Teams

Wir nutzen den Dienst Microsoft Teams (im Folgenden: „MS Teams“) der Betreibergesellschaft Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA (im Folgenden „Microsoft“). MS Teams ist ein Kommunikationsdienst für Online-Meetings und Videotelefonie.

1.1 Umfang der Verarbeitung

Eine Nutzung von MS Teams zur Teilnahme an Online-Meetings ist auch möglich, ohne die MS Teams-App oder Browser-Erweiterung herunterzuladen. Rufen Sie hierzu den Einladungslink auf und klicken Sie in der Einblendung auf „Abbrechen“. Klicken Sie dann auf „In diesem Browser fortfahren“.

Microsoft verarbeitet Ihre Daten bei der Teilnahme an Online-Meetings grundsätzlich nach unseren Weisungen im Rahmen einer Auftragsverarbeitung. Wenn Sie die MS Teams-App nutzen ist Microsoft für die damit zusammenhängende Verarbeitung Ihrer Daten allein verantwortlich.

Der Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten hängt davon ab, welche Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Online-Meeting angeben, welche Funktionen genutzt werden und ob Sie als Gast oder Mitglied einer Organisation teilnehmen. Zur Teilnahme ist grundsätzlich die Angabe eines Namens erforderlich. Die Aktivierung von Kamera und Mikrophon ist für die Teilnehme nicht erforderlich.

Folgende personenbezogene Daten können verarbeitet werden:

• Inhaltsdaten: personenbezogene Daten aus Video- und Audiodaten, Textnachrichten und geteilten Dateien;
• Profildaten: Bei Organisationsmitgliedern umfasst dies Ihre Profilangaben, bei Gästen den selbst vergebenen Nutzernamen und die E-Mail-Adresse, die zum Erhalt der Anmeldung genutzt wurde;
• Verbindungsdaten: Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte- und Hardware-Informationen;
• Statistische Daten: Bei Organisationmitgliedern werden für einen Zeitraum von 90 Tagen Daten zur persönlichen Nutzung von MS Teams erhoben: Anzahl von Nachrichten, Anzahl von Besprechungen, Anzahl von Anrufen, Audio-, Video- und Bildschirmfreigabezeit und Datum der letzten Aktivität sowie genutzte Betriebssysteme
• Dienstnutzungs- und Diagnosedaten: Microsoft verarbeitet gemäß unserer Lizenzvereinbarung Daten über die Nutzung von MS Teams in eigener Verantwortung. Nähere Informationen hierzu entnehmen Sie den Angaben unter https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/teams-privacy.

Es besteht die Möglichkeit zur Aufzeichnung von Online-Meetings. Wenn eine Aufzeichnung stattfinden soll, werden wir vorher die Einwilligung der Teilnehmer einholen. Soweit nicht anders angegeben werden die Daten nicht an Dritte weitergegeben. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus Online-Meetings wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

1.2 Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Soweit die Verarbeitung für die Begründung, Durchführung oder Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist, dient § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG als Rechtsgrundlage. Zielt die Durchführung der Online-Meetings auf die anderweitige Anbahnung oder Erfüllung eines Vertrages ab, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO. In allen anderen Fällen bzw. ergänzend zu den genannten Fällen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO Rechtsgrundlage der Verarbeitung. Sollten Video- oder Audio-Aufzeichnungen von Online-Meetings erstellt werden, dient Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO als Rechtsgrundlage.

1.3 Zweck der Verarbeitung

Der Zweck der Verarbeitungen ist die Durchführung von Online-Meetings. Hierfür ist der Einsatz einer effektiven Kommunikationssoftware erforderlich. In diesem Zweck liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Verarbeitung. Die Protokollierung von Meeting-Metadaten erfolgt zur internen Nachverfolgung der Nutzung des Dienstes. Soweit Aufzeichnungen angefertigt werden sollen, wird Ihnen der genaue Zweck vor Ihrer Einwilligung mitgeteilt.

1.4 Datenübermittlung in Drittstaaten

Die von uns erhobenen Daten werden in der Europäischen Union gespeichert. Microsoft kann die Daten zur Bereitstellung des Dienstes auch in Drittländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten, für die kein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission besteht. Microsoft hat sich uns gegenüber in Standardvertragsklauseln dazu verpflichtet, in diesem Fall das europäische Datenschutzrecht auch im Drittland zu gewährleisten und bietet dadurch eine geeignete Garantie für den Schutz personenbezogener Daten iSd Art. 46 Abs. 2 lit. c DS-GVO.

1.5 Speicherdauer

Für Organisationsmitglieder können statistische Daten für einen Zeitraum von 90 Tagen gespeichert werden. Sollten Aufzeichnungen von Online-Meetings erstellt werden, richtet sich die Speicherdauer nach dem Zweck der Aufzeichnung.

1.6 Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Es gelten die Bestimmungen des Art. 21 DS-GVO zum Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf Basis einer Interessenabwägung stattfinden. Dem Widerspruch kann die Erforderlichkeit zur Verarbeitung der Daten zur Vertragsdurchführung oder Nachweiserbringung entgegenstehen. Im Falle der Erstellung von Aufzeichnungen haben Sie jederzeit die Möglichkeit Ihre Einwilligung zu widerrufen. Durch den Widerruf einer Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

2. Informationen zum Verantwortlichen und Rechten Betroffener